PLANO PROGRAMA TRAINEE NO PRAZO
Conheça o que está por trás do planejamento de um programa de trainee que atende a todos os prazos, supera desafios, garante a qualidade e a data de admissão.
Índice de um planejamento de Programa de Trainee
A construção de um programa de trainee sólido e eficaz começa com dois pilares fundamentais: o mapeamento das necessidades e estratégias de negócio das áreas e gestores, e a definição de expectativas sobre qual o papel dos futuros trainees dentro da organização. Estes passos iniciais não apenas delineiam as diretrizes do programa, mas também estabelecem as bases para o desenvolvimento de talentos que irão impulsionar o futuro da empresa.
Por onde começar
Como está o pipeline de liderança da empresa?
Entender se a empresa possui pessoas para a sucessão da liderança ou se essa necessidade será suprida por programas de trainee.
Qual é o objetivo do meu programa?
Formar líderes; acelerar o aprendizado das pessoas contratadas para que se tornem líderes em um curto prazo; formar especialistas para projetos específicos.
Como devo estruturar o programa de desenvolvimento do trainee para que a empresa atinja seus objetivos com esse programa.
Qual cargo esses trainees ocuparão após o programa? A empresa terá um programa de aprendizagem ou os líderes serão responsáveis por esse processo? O time e o gestor estão preparados para receber um trainee? Quais são as responsabilidades do gestor em relação ao desenvolvimento do trainee? O trainee se tornará líder após o programa ou ainda passará por uma curva de aprendizado até assumir esse papel?
Qual é o perfil desejado e quais são os pré-requisitos das vagas?
Entender qual é o perfil é fundamental para atrair as pessoas candidatas certas, evitando contratações inadequadas que não se alinhem à cultura da empresa ou não possuam as habilidades necessárias.
Quais serão os testes e as etapas do processo e quais competências serão analisadas em cada um deles?
Essa escolha definirá quais testes serão utilizados e quem serão os líderes e profissionais de RH responsáveis por cada etapa.
Há metas de Diversidade, Equidade e Inclusão?
Essa pergunta orienta o apelo visual da campanha de atração e comunicação do programa em geral.
As vagas e localidades possuem histórico de contratação para a mesma área e posição?
A pergunta auxilia no entendimento da necessidade de flexibilização para casos de vagas muito específicas.
Qual é a data limite para o processo admissional e início das novas pessoas trainees?
A pergunta definirá a data de início do projeto, pois a partir dela é possível traçar um caminho inverso e descobrir qual é o momento certo para contratar uma consultoria para realizar a gestão do projeto, ou mesmo iniciar as atividades e o planejamento dentro do próprio time.
Para que você planeje melhor suas ações e a volumetria de trabalho que terá no seu projeto, acesse a Calculadora Funil de Recrutamento e preencha o número de vagas que você está planejando dentro deste programa.
O funil é diretamente proporcional ao número de vagas. Assim, você terá maior controle sobre o tempo necessário em cada etapa do projeto.
Importante: Nosso funil é um ponto de partida. Fique à vontade para adaptá-lo e mudar os números conforme seus aprendizados internos.
CASE EXEMPLO
Agora, iremos apresentar um caso de exemplo de criação de um CRONOGRAMA de programa de Trainee para que você entenda como o processo deve ser feito.
↓ Clique nos números da lateral para alternar entre as etapas do cronograma
Início do planejamento do programa
Para iniciar o processo de um programa de trainee, são necessários 3 passos. O primeiro é o Kick Off, no qual todas as expectativas do projeto são alinhadas. O segundo passo é a organização do cronograma para que o programa tenha prazos definidos e confortáveis. Por fim, é necessário realizar um briefing de comunicação para alinhar como será criada a identidade visual da campanha, etapa que deve ser coordenada com o time de comunicação e marketing.
Comece respondendo a estas perguntas:
Qual é o objetivo do meu programa?
Qual é a quantidade de vagas do programa?
Qual é a localidade da vaga?
Qual é o perfil desejado e quais são os pré-requisitos das vagas?
Quais serão os testes e as etapas do processo e quais competências serão analisadas em cada um deles?
Há metas de Diversidade, Equidade e Inclusão?
As vagas e localidades possuem histórico de contratação para a mesma área e posição?
Qual é a data limite para o processo admissional e início das novas pessoas trainees?
Para este exemplo usaremos:
Qual é o objetivo do meu programa?
Objetivo do programa de Trainee é desenvolver pessoas para cargos de liderança em projetos.
Qual é a quantidade de vagas do programa?
São oferecidas 15 vagas.
Qual é a localidade da vaga?
As vagas estão disponíveis em São Paulo, Curitiba e Salvador.
Qual é o perfil desejado e quais são os pré-requisitos das vagas?
O perfil desejado inclui formação a partir de janeiro de 2021 (mínimo de 3 anos), disponibilidade para mudança e viagens, e nível intermediário de inglês.
Quais serão os testes e as etapas do processo e quais competências serão analisadas em cada um deles?
Os testes incluirão avaliação de inglês e cultura/comportamento para analisar o perfil das pessoas candidatas.
Há metas de Diversidade, Equidade e Inclusão?
Sim, a meta é que 80% das pessoas contratadas sejam mulheres.
As vagas e localidades possuem histórico de contratação para a mesma área e posição?
As vagas têm um histórico positivo de contratação para a mesma área e posição.
Qual é a data limite para o processo admissional e início das novas pessoas trainees?
A data limite para o processo admissional e início das novas pessoas trainees é 05 de agosto de 2024.
Período no exemplo:
Briefing comunicação | 04/abr | Realizado 1 dia após o kick off. |
Kick off | 03/abr | Início do planejamento oficial. |
Trabalho de criação dos conteúdos de divulgação e comunicação do programa
Para lançar o programa, devemos considerar os dias necessários para a criação da identidade visual e a produção dos materiais de divulgação e todas as comunicações. Considerando um projeto com artes de divulgação, vídeos, podcasts e lives, podemos estabelecer um prazo de 20 dias de trabalho para a produção do conteúdo.
Período no exemplo:
Trabalho da agência | 05/04 à 03/05 | Iniciando após o briefing de comunicação e totalizando 20 dias úteis. |
Abertura das inscrições
Considerando os testes, dinâmicas e entrevistas escolhidas, a data de abertura do processo deve ser dia 07/05/2024. Para a definição da data, também deve ser considerado o dia da semana.
Não consideramos uma boa prática iniciar processos nas sextas-feiras ou nos finais de semana. Recomendamos os dias iniciais da semana.
Check up abertura | 03/mai | Considerar 2 dias úteis antes da abertura para termos tempo para ajustes caso aplicável. |
Período de inscrições | 07/05 à 03/06 | Para garantir o prazo de 28 dias e seguindo a premissa de início de divulgação das inscrições em segunda ou terça-feira. |
Triagem de pré-requisitos
Paralelamente ao período de inscrições, as pessoas candidatas devem ser avaliadas de acordo com os pré-requisitos definidos nas perguntas iniciais. Se aprovadas nesta fase, devem ser direcionadas à etapa 4. Neste exemplo, os pré-requisitos incluem: formação a partir de janeiro de 2021 (3 anos), disponibilidade para mudança, disponibilidade para viagens e nível de inglês intermediário.
Etapa individual: testes técnicos e comportamentais
Testes Técnicos
Avaliam habilidades técnicas e conhecimentos específicos necessários para um cargo, podendo incluir questões práticas, raciocínio lógico e capacidade de resolver problemas técnicos.
Neste exemplo, o teste técnico será de Inglês e realizado de forma online. Essa etapa pode acontecer paralelamente ao período de inscrições, conforme triagens de pré-requisitos, iniciando na 2ª semana de atração para obter uma análise mais aprofundada das pessoas inscritas (de forma a propor reavaliação dos pré-requisitos exigidos, caso aplicável).
Teste técnico – Inglês | 14/05 à 06/06 | Aproximadamente 2 dias para finalização do teste após a última convocação (que ocorre no dia seguinte ao último dia de inscrição). |
Testes Comportamentais
Avaliam habilidades e características comportamentais das pessoas candidatas, tais como comunicação, trabalho em equipe, liderança e ética profissional, auxiliando os empregadores a compreender como o candidato se encaixa na cultura da empresa e lida com situações de trabalho.
Teste Comportamental Sugestão: Mindmatch | 06 à 10/06 | Esta etapa não deve ocorrer durante o final de semana, então optamos por um prazo maior do que 2 dias – que é o ideal. |
Análise dos resultados
Período para análise minuciosa dos resultados das pessoas candidatas, a fim de mapear as melhores performances para convocação para a etapa de dinâmica.
Análise resultados teste comportamental | 10 e 11/06 |
Etapa em grupo: painel e dinâmica
Nas etapas em grupo, a escolha das atividades varia de acordo com os objetivos do processo. Caso uma das etapas seja presencial, é necessário mais tempo entre a convocação e a realização. Além disso, é necessário analisar se os custos como traslado das pessoas candidatas e outros serão absorvidos pela empresa ou não.
Aqui é o momento ideal para a empresa trabalhar a marca empregadora.
Dinâmica em Grupo
Avaliação comportamental por competências. Geralmente, os RHs são os participantes da dinâmica de grupo.
Convocação dinâmica e confirmação presença | 11/06 à 14 ou 17/06 | Estipulando 2 possíveis dias para prazo de confirmação, para ter margem estratégica em ações de acompanhamento ou novas convocações. |
Realização dinâmica | 20 à 26/06 | Duas turmas por dia, podendo ser simultâneas – 2 pela manhã ou 2 pela tarde. Ou uma turma de manhã e outra à tarde, totalizando 10 turmas de dinâmica. Isso pode ser adaptado conforme a disponibilidade da equipe. |
Painel
Avaliação de habilidades técnicas. Gestores diretos da vaga e diretores participam desta etapa.
Convocação Painel | 27/06 e 01/07 | etornos aprovados para o painel são enviados na quinta-feira para garantir um tempo de organização, além do final de semana para confirmar presença. Os retornos negativos também são enviados na quinta-feira. Esta etapa geralmente tem maior adesão, com avaliações dos aprovados para a etapa bem estabelecidas, portanto não foi previsto dias de folga para convocações extras ou prorrogação de confirmação de presença (já que não há preenchimento de currículo). |
Realização Painel | 05/07 à 11/07 | Acontecendo no período da manhã, para que as entrevistas sejam à tarde. Aproximadamente 3 vagas trabalhadas por dia. |
Entrevistas
Devemos começar definindo quem serão as pessoas entrevistadoras e a quantidade de entrevistas finais. Sugerimos apenas uma entrevista final.
Realização Entrevistas | 04/07 à 10/07 | Convocação diária após a etapa de painel. Entrevistas acontecendo no período da tarde. Aproximadamente 3 vagas por dia. |
Definições para aprovações | 11 e 12/07 | Aproximadamente 2 dias para ter tempo de alinhar com os gestores. |
Notícias de aprovação e negativas
A notícia de aprovação é sempre um momento muito esperado pelas pessoas candidatas. Utilizar formas criativas para comunicar a notícia gera uma conexão com elas.
Outro ponto importante são as negativas. Fornecer retornos bem construídos ou feedbacks a todos os candidatos é essencial. Entendemos que em muitos processos, seja por falta de tempo ou de informação sobre as pessoas candidatas, a elaboração de um bom feedback pode ser difícil. Para abordar essa questão, desenvolvemos um Guia de Feedback com dicas sobre como ele pode ser pensado e estruturado ao longo de todo o processo.
Negativas finais do processo | 15/jul | Mesmo dia da notícia de aprovação, para ter o mesmo prazo em ambas as experiências. Como premissa de Candidate Experience não enviar retornos negativos em sexta-feira. |
Notícia aprovação | 15/jul | Em 1 única leva. |
Nesta etapa, você deve consultar qual é o tempo necessário para o processo de admissão. Como exemplo, usaremos 3 semanas.
Processo admissional | 15/07 à 02/08 | Duração de 3 semanas. |
Cronograma
Para que a organização do cronograma seja com base na data de admissão, sugerimos que ele seja montado de trás para frente. Nesse caso, o cronograma seguirá as seguintes etapas:
| Etapa | Data/ Período | Observações |
| Admissão | 05/08 | |
| Processo admissional | 15/07 à 02/08 | Duração de 3 semanas. |
| Notícia aprovação | 15/07 | Em 1 única leva. |
| Negativas finais do processo | 15/07 | Mesmo dia da notícia de aprovação, para ter o mesmo prazo em ambas as experiências. Como premissa de Candidate Experience não enviar retornos negativos em sexta-feira. |
| Definições para aprovações | 11 e 12/07 | Aproximadamente 2 dias para ter tempo de alinhar com os gestores. |
| Realização entrevistas | 04/07 à 10/07 | Convocação diária após a etapa de painel. Entrevistas acontecendo no período da tarde. Aproximadamente 3 vagas por dia. |
| Realização painel | 05/07 à 11/07 | Acontecendo no período da manhã, para que as entrevistas sejam à tarde. Aproximadamente 3 vagas trabalhadas por dia. |
| Convocação painel | 27/06 e 01/07 | Retornos aprovados para o painel são enviados na quinta-feira para garantir um tempo de organização, além do final de semana para confirmar presença. Os retornos negativos também são enviados na quinta-feira. Esta etapa geralmente tem maior adesão, com avaliações dos aprovados para a etapa bem estabelecidas, portanto não foi previsto dias de folga para convocações extras ou prorrogação de confirmação de presença (já que não há preenchimento de currículo). |
| Realização dinâmica | 20 à 26/06 | Duas turmas por dia, podendo ser simultâneas – 2 pela manhã ou 2 pela tarde. Ou uma turma de manhã e outra à tarde, totalizando 10 turmas de dinâmica. Isso pode ser adaptado conforme a disponibilidade da equipe. |
| Convocação dinâmica e confirmação presença | 11/06 à 14 ou 17/06 | Estipulando 2 possíveis dias para prazo de confirmação, para ter margem estratégica em ações de acompanhamento ou novas convocações. |
| Análise resultados teste comportamental | 10 e 11/06 | Período para análise minuciosa dos resultados das pessoas candidatas de forma a mapear as melhores performances para convocar para a dinâmica. |
| Teste comportamental | 06 à 10/06 | Esta etapa não deve ocorrer durante o final de semana, então optamos por um prazo maior do que 2 dias – que é o ideal. |
| Teste técnico – Inglês | 14/05 à 06/06 | Aproximadamente 2 dias para finalização do teste após a última convocação (que ocorre no dia seguinte ao último dia de inscrição). A etapa pode ocorrer paralelamente ao período de inscrições, conforme triagens de pré-requisitos, iniciando na segunda semana da atração para obter uma análise mais aprofundada dos inscritos, a fim de propor reavaliação dos pré-requisitos exigidos, caso aplicável. |
| Período de inscrições | 07/05 à 03/06 | Para garantir o prazo de 28 dias e seguindo a premissa de início de divulgação das inscrições em segunda ou terça-feira. |
| Check-up abertura | 03/05 | Considerar 2 dias úteis antes da abertura para termos tempo para ajustes caso aplicável. |
| Trabalho da agência | 05/04 à 03/05 | Iniciando após o briefing de comunicação e totalizando 20 dias úteis. |
| Briefing comunicação | 04/04 | Realizado 1 dia após o kick off. |
| Kick off | 03/04 | Início do planejamento oficial. |
