PLANO PROGRAMA TRAINEE NO PRAZO

Conheça o que está por trás do planejamento de um programa de trainee que atende a todos os prazos, supera desafios, garante a qualidade e a data de admissão.

A construção de um programa de trainee sólido e eficaz começa com dois pilares fundamentais: o mapeamento das necessidades e estratégias de negócio das áreas e gestores, e a definição de expectativas sobre qual o papel dos futuros trainees dentro da organização. Estes passos iniciais não apenas delineiam as diretrizes do programa, mas também estabelecem as bases para o desenvolvimento de talentos que irão impulsionar o futuro da empresa.

Por onde começar

01

Como está o pipeline de liderança da empresa?

Entender se a empresa possui pessoas para a sucessão da liderança ou se essa necessidade será suprida por programas de trainee.

02

Qual é o objetivo do meu programa?

Formar líderes; acelerar o aprendizado das pessoas contratadas para que se tornem líderes em um curto prazo; formar especialistas para projetos específicos.

03

Como devo estruturar o programa de desenvolvimento do trainee para que a empresa atinja seus objetivos com esse programa.

Qual cargo esses trainees ocuparão após o programa? A empresa terá um programa de aprendizagem ou os líderes serão responsáveis por esse processo? O time e o gestor estão preparados para receber um trainee? Quais são as responsabilidades do gestor em relação ao desenvolvimento do trainee? O trainee se tornará líder após o programa ou ainda passará por uma curva de aprendizado até assumir esse papel?

04

Qual é o perfil desejado e quais são os pré-requisitos das vagas?

Entender qual é o perfil é fundamental para atrair as pessoas candidatas certas, evitando contratações inadequadas que não se alinhem à cultura da empresa ou não possuam as habilidades necessárias.

05

Quais serão os testes e as etapas do processo e quais competências serão analisadas em cada um deles?

Essa escolha definirá quais testes serão utilizados e quem serão os líderes e profissionais de RH responsáveis por cada etapa.

06

Há metas de Diversidade, Equidade e Inclusão?

Essa pergunta orienta o apelo visual da campanha de atração e comunicação do programa em geral.

07

As vagas e localidades possuem histórico de contratação para a mesma área e posição?

A pergunta auxilia no entendimento da necessidade de flexibilização para casos de vagas muito específicas.

08

Qual é a data limite para o processo admissional e início das novas pessoas trainees?

A pergunta definirá a data de início do projeto, pois a partir dela é possível traçar um caminho inverso e descobrir qual é o momento certo para contratar uma consultoria para realizar a gestão do projeto, ou mesmo iniciar as atividades e o planejamento dentro do próprio time.

Para que você planeje melhor suas ações e a volumetria de trabalho que terá no seu projeto, acesse a Calculadora Funil de Recrutamento e preencha o número de vagas que você está planejando dentro deste programa.

O funil é diretamente proporcional ao número de vagas. Assim, você terá maior controle sobre o tempo necessário em cada etapa do projeto.

Importante: Nosso funil é um ponto de partida. Fique à vontade para adaptá-lo e mudar os números conforme seus aprendizados internos.

CASE EXEMPLO

Agora, iremos apresentar um caso de exemplo de criação de um CRONOGRAMA de programa de Trainee para que você entenda como o processo deve ser feito.

Clique nos números da lateral para alternar entre as etapas do cronograma

Início do planejamento do programa

Para iniciar o processo de um programa de trainee, são necessários 3 passos. O primeiro é o Kick Off, no qual todas as expectativas do projeto são alinhadas. O segundo passo é a organização do cronograma para que o programa tenha prazos definidos e confortáveis. Por fim, é necessário realizar um briefing de comunicação para alinhar como será criada a identidade visual da campanha, etapa que deve ser coordenada com o time de comunicação e marketing.

Comece respondendo a estas perguntas:

  1. Qual é o objetivo do meu programa?

  2. Qual é a quantidade de vagas do programa?

  3. Qual é a localidade da vaga?

  4. Qual é o perfil desejado e quais são os pré-requisitos das vagas?

  5. Quais serão os testes e as etapas do processo e quais competências serão analisadas em cada um deles?

  6. Há metas de Diversidade, Equidade e Inclusão?

  7. As vagas e localidades possuem histórico de contratação para a mesma área e posição?

  8. Qual é a data limite para o processo admissional e início das novas pessoas trainees?

Para este exemplo usaremos:

  1. Qual é o objetivo do meu programa?

Objetivo do programa de Trainee é desenvolver pessoas para cargos de liderança em projetos.

  1. Qual é a quantidade de vagas do programa?

São oferecidas 15 vagas.

  1. Qual é a localidade da vaga?

As vagas estão disponíveis em São Paulo, Curitiba e Salvador.

  1. Qual é o perfil desejado e quais são os pré-requisitos das vagas?

O perfil desejado inclui formação a partir de janeiro de 2021 (mínimo de 3 anos), disponibilidade para mudança e viagens, e nível intermediário de inglês.

  1. Quais serão os testes e as etapas do processo e quais competências serão analisadas em cada um deles?

Os testes incluirão avaliação de inglês e cultura/comportamento para analisar o perfil das pessoas candidatas.

  1. Há metas de Diversidade, Equidade e Inclusão?

Sim, a meta é que 80% das pessoas contratadas sejam mulheres.

  1. As vagas e localidades possuem histórico de contratação para a mesma área e posição?

As vagas têm um histórico positivo de contratação para a mesma área e posição.

  1. Qual é a data limite para o processo admissional e início das novas pessoas trainees?

A data limite para o processo admissional e início das novas pessoas trainees é 05 de agosto de 2024.

Período no exemplo:

Briefing comunicação

04/abr

Realizado 1 dia após o kick off.

Kick off

03/abr

Início do planejamento oficial.

Trabalho de criação dos conteúdos de divulgação e comunicação do programa

Para lançar o programa, devemos considerar os dias necessários para a criação da identidade visual e a produção dos materiais de divulgação e todas as comunicações. Considerando um projeto com artes de divulgação, vídeos, podcasts e lives, podemos estabelecer um prazo de 20 dias de trabalho para a produção do conteúdo.

Período no exemplo:

Trabalho da agência

05/04 à 03/05

Iniciando após o briefing de comunicação e totalizando 20 dias úteis.

Abertura das inscrições

Considerando os testes, dinâmicas e entrevistas escolhidas, a data de abertura do processo deve ser dia 07/05/2024. Para a definição da data, também deve ser considerado o dia da semana.

Não consideramos uma boa prática iniciar processos nas sextas-feiras ou nos finais de semana. Recomendamos os dias iniciais da semana.

Check up abertura

03/mai

Considerar 2 dias úteis antes da abertura para termos tempo para ajustes caso aplicável.

Período de inscrições

07/05 à 03/06

Para garantir o prazo de 28 dias e seguindo a premissa de início de divulgação das inscrições em segunda ou terça-feira.

Triagem de pré-requisitos

Paralelamente ao período de inscrições, as pessoas candidatas devem ser avaliadas de acordo com os pré-requisitos definidos nas perguntas iniciais. Se aprovadas nesta fase, devem ser direcionadas à etapa 4. Neste exemplo, os pré-requisitos incluem: formação a partir de janeiro de 2021 (3 anos), disponibilidade para mudança, disponibilidade para viagens e nível de inglês intermediário.

Etapa individual: testes técnicos e comportamentais

Testes Técnicos

Avaliam habilidades técnicas e conhecimentos específicos necessários para um cargo, podendo incluir questões práticas, raciocínio lógico e capacidade de resolver problemas técnicos.

Neste exemplo, o teste técnico será de Inglês e realizado de forma online. Essa etapa pode acontecer paralelamente ao período de inscrições, conforme triagens de pré-requisitos, iniciando na 2ª semana de atração para obter uma análise mais aprofundada das pessoas inscritas (de forma a propor reavaliação dos pré-requisitos exigidos, caso aplicável).

Teste técnico – Inglês

14/05 à 06/06

Aproximadamente 2 dias para finalização do teste após a última convocação (que ocorre no dia seguinte ao último dia de inscrição).

Testes Comportamentais

Avaliam habilidades e características comportamentais das pessoas candidatas, tais como comunicação, trabalho em equipe, liderança e ética profissional, auxiliando os empregadores a compreender como o candidato se encaixa na cultura da empresa e lida com situações de trabalho.

Teste Comportamental

Sugestão: Mindmatch

06 à 10/06

Esta etapa não deve ocorrer durante o final de semana, então optamos por um prazo maior do que 2 dias – que é o ideal.

Análise dos resultados

Período para análise minuciosa dos resultados das pessoas candidatas, a fim de mapear as melhores performances para convocação para a etapa de dinâmica.

Análise resultados teste comportamental

10 e 11/06

Etapa em grupo: painel e dinâmica

Nas etapas em grupo, a escolha das atividades varia de acordo com os objetivos do processo. Caso uma das etapas seja presencial, é necessário mais tempo entre a convocação e a realização. Além disso, é necessário analisar se os custos como traslado das pessoas candidatas e outros serão absorvidos pela empresa ou não.

Aqui é o momento ideal para a empresa trabalhar a marca empregadora.

Dinâmica em Grupo

Avaliação comportamental por competências. Geralmente, os RHs são os participantes da dinâmica de grupo.

Convocação dinâmica e confirmação presença

11/06 à 14 ou 17/06

Estipulando 2 possíveis dias para prazo de confirmação, para ter margem estratégica em ações de acompanhamento ou novas convocações.

Realização dinâmica

20 à 26/06

Duas turmas por dia, podendo ser simultâneas – 2 pela manhã ou 2 pela tarde. Ou uma turma de manhã e outra à tarde, totalizando 10 turmas de dinâmica. Isso pode ser adaptado conforme a disponibilidade da equipe.

Painel

Avaliação de habilidades técnicas. Gestores diretos da vaga e diretores participam desta etapa.

Convocação Painel

27/06 e 01/07

etornos aprovados para o painel são enviados na quinta-feira para garantir um tempo de organização, além do final de semana para confirmar presença. Os retornos negativos também são enviados na quinta-feira. Esta etapa geralmente tem maior adesão, com avaliações dos aprovados para a etapa bem estabelecidas, portanto não foi previsto dias de folga para convocações extras ou prorrogação de confirmação de presença (já que não há preenchimento de currículo).

Realização Painel

05/07 à 11/07

Acontecendo no período da manhã, para que as entrevistas sejam à tarde. Aproximadamente 3 vagas trabalhadas por dia.

Entrevistas

Devemos começar definindo quem serão as pessoas entrevistadoras e a quantidade de entrevistas finais. Sugerimos apenas uma entrevista final.

Realização Entrevistas

04/07 à 10/07

Convocação diária após a etapa de painel. Entrevistas acontecendo no período da tarde. Aproximadamente 3 vagas por dia.

Definições para aprovações

11 e 12/07

Aproximadamente 2 dias para ter tempo de alinhar com os gestores.

Notícias de aprovação e negativas

A notícia de aprovação é sempre um momento muito esperado pelas pessoas candidatas. Utilizar formas criativas para comunicar a notícia gera uma conexão com elas.

Outro ponto importante são as negativas. Fornecer retornos bem construídos ou feedbacks a todos os candidatos é essencial. Entendemos que em muitos processos, seja por falta de tempo ou de informação sobre as pessoas candidatas, a elaboração de um bom feedback pode ser difícil. Para abordar essa questão, desenvolvemos um Guia de Feedback  com dicas sobre como ele pode ser pensado e estruturado ao longo de todo o processo.

Negativas finais do processo

15/jul

Mesmo dia da notícia de aprovação, para ter o mesmo prazo em ambas as experiências. Como premissa de Candidate Experience não enviar retornos negativos em sexta-feira. 

Notícia aprovação

15/jul

Em 1 única leva.

Nesta etapa, você deve consultar qual é o tempo necessário para o processo de admissão. Como exemplo, usaremos 3 semanas.

Processo admissional

15/07 à 02/08

Duração de 3 semanas.

Definimos a data de início das atividades dos trainees na empresa como 05/08/2024.

 
 
 
 
 

Cronograma

Para que a organização do cronograma seja com base na data de admissão, sugerimos que ele seja montado de trás para frente. Nesse caso, o cronograma seguirá as seguintes etapas:

EtapaData/ PeríodoObservações
Admissão05/08 
Processo admissional15/07 à 02/08Duração de 3 semanas.
Notícia aprovação15/07Em 1 única leva.
Negativas finais do processo15/07Mesmo dia da notícia de aprovação, para ter o mesmo prazo em ambas as experiências. Como premissa de Candidate Experience não enviar retornos negativos em sexta-feira. 
Definições para aprovações11 e 12/07Aproximadamente 2 dias para ter tempo de alinhar com os gestores.
Realização entrevistas04/07 à 10/07Convocação diária após a etapa de painel. Entrevistas acontecendo no período da tarde. Aproximadamente 3 vagas por dia.
Realização painel05/07 à 11/07Acontecendo no período da manhã, para que as entrevistas sejam à tarde. Aproximadamente 3 vagas trabalhadas por dia.
Convocação painel27/06 e 01/07Retornos aprovados para o painel são enviados na quinta-feira para garantir um tempo de organização, além do final de semana para confirmar presença. Os retornos negativos também são enviados na quinta-feira. Esta etapa geralmente tem maior adesão, com avaliações dos aprovados para a etapa bem estabelecidas, portanto não foi previsto dias de folga para convocações extras ou prorrogação de confirmação de presença (já que não há preenchimento de currículo).
Realização dinâmica20 à 26/06Duas turmas por dia, podendo ser simultâneas – 2 pela manhã ou 2 pela tarde. Ou uma turma de manhã e outra à tarde, totalizando 10 turmas de dinâmica. Isso pode ser adaptado conforme a disponibilidade da equipe.
Convocação dinâmica e confirmação presença11/06 à 14 ou 17/06Estipulando 2 possíveis dias para prazo de confirmação, para ter margem estratégica em ações de acompanhamento ou novas convocações.
Análise resultados teste comportamental10 e 11/06Período para análise minuciosa dos resultados das pessoas candidatas de forma a mapear as melhores performances para convocar para a dinâmica.
Teste comportamental 06 à 10/06Esta etapa não deve ocorrer durante o final de semana, então optamos por um prazo maior do que 2 dias – que é o ideal.
Teste técnico – Inglês14/05 à 06/06Aproximadamente 2 dias para finalização do teste após a última convocação (que ocorre no dia seguinte ao último dia de inscrição). A etapa pode ocorrer paralelamente ao período de inscrições, conforme triagens de pré-requisitos, iniciando na segunda semana da atração para obter uma análise mais aprofundada dos inscritos, a fim de propor reavaliação dos pré-requisitos exigidos, caso aplicável.
Período de inscrições07/05 à 03/06Para garantir o prazo de 28 dias e seguindo a premissa de início de divulgação das inscrições em segunda ou terça-feira.
Check-up abertura03/05Considerar 2 dias úteis antes da abertura para termos tempo para ajustes caso aplicável.
Trabalho da agência05/04 à 03/05Iniciando após o briefing de comunicação e totalizando 20 dias úteis.
Briefing comunicação04/04Realizado 1 dia após o kick off.
Kick off03/04Início do planejamento oficial.

Para deixar as etapas organizadas e aplicáveis no seu dia a dia, preparamos um cronograma com as fases.

OBS: essas etapas podem ser alteradas conforme as informações do material acima. O caso apresentado aqui é apenas um exemplo. O prazo de 3 meses pode mudar conforme número de vagas, quantidade de testes e entrevistas. Por isso, as 3 primeiras perguntas são norteadoras para a antecipação dos seus projetos de trainee.

Está estruturando seu processo seletivo e tem dúvidas sobre a melhor maneira de conduzi-lo de forma inovadora e com foco em resultados? Fale conosco! Acesse este link e agende um bate-papo com nossos especialistas.

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