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Home office: Como implementar na sua empresa?

23 de março de 2020

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Julia-sanchez

Conteúdo @ Matchbox

O home office já é uma prática adotada por muitas empresas modernas e dá muita liberdade para o colaborador ficar em casa nos dias em que sentir necessidade. No entanto, devido à crise que estamos enfrentando mundialmente por conta do Coronavírus, trabalhar em casa se tornou praticamente obrigatório para todos, com exceção daqueles que realmente não podem. 

Acontece que muitas corporações nunca passaram por isso e nunca nem pensaram em deixar os seus funcionários trabalhando remotamente, o que pode parecer um caos em um primeiro momento. Mas calma, se esse é o seu caso, estamos aqui para te informar que com um pouco de organização e uma comunicação interna bem feita, tudo correrá bem em sua equipe mesmo com cada membro estando em uma parte diferente da cidade.

Criamos esse guia para te ajudar a implementar o home office na sua empresa de forma prática e rápida tanto para a diretoria quanto para toda a equipe. Assim, adotar esse método não será tão assustador se caso o seu escritório nunca tenha passado por esse processo! 

Organização é tudo

Home office e organização interna deveriam ser sinônimos. Isso porque é praticamente impossível manter um trabalho remoto em sua equipe se ela não estiver rigorosamente organizada. Para isso, antes de mandar todo mundo para casa, reúna-se com a sua equipe em uma reunião e faça um check-list de tudo que vocês precisam para que o trabalho não vire uma bagunça. Desde configuração de computadores e planilha de senhas até a ferramenta que vão usar para efetuarem as calls: nada pode passar despercebido. 

Com a organização feita, agora é necessário alinhar como a comunicação interna vai acontecer à distância, determinando qual o aplicativo que vão utilizar para os comunicados e conversas e em qual formato eles serão realizados. A maior parte das empresas já utilizam esses meios mesmo dentro do escritório, então talvez esse não seja um fator muito incomum para você. 

Uma boa dica é já deixar todas as reuniões pré agendadas e, se possível, realizar calls de alinhamento diariamente com a sua equipe. Como todos estarão longe, conversar juntos todos os dias será essencial para que nenhuma informação seja perdida e para que nenhum colaborador se sinta desamparado. 

Temos um artigo onde falamos como se manter produtivo e com a mente saudável no home office.

Utilize as ferramentas ao seu favor

Algumas ferramentas para comunicação interna possuem recursos bacanas para empresas que fazem uso do home office. Algumas delas são o Slack, Hangouts e Trello. Você já deve conhecê-las, mas agora é hora de entender como usá-las ainda mais ao seu favor na organização de sua equipe à distância. 

Slack: essa ferramenta permite que você crie diversos canais para assuntos diferentes, podendo adicionar as pessoas que façam sentido para aquele tema. Utilize esses canais para evitar o acúmulo de conversas em um só lugar e para organizar melhor as ideias de todos.

Hangouts: essa ferramenta do Google oferece de forma gratuita que você faça chamadas de vídeo com mais de 10 pessoas, o que pode ser interessante para as reuniões de alinhamento com a equipe toda ou boa parte dela, caso a sua empresa seja de grande porte. 

Trello: utilize esse meio para formalizar as informações de jobs, como por exemplo as informações sobre os seus clientes. Isso irá evitar que os seus colaboradores fiquem se questionando entre si e deixará um canal livre onde todos podem anexar os dados que tem e consultar o dos demais. 

Mesmo de home office, esteja sempre presente 

Esse é o desafio: se manter presente sem ser chato. 

Se dentro do escritório com a equipe trabalhando presencialmente você evita deixá-la desamparada, imagine fazer isso com todos em casa? Por isso é importante que os líderes dediquem um pouco mais de seu tempo para acompanhar as tarefas de seus funcionários sem enchê-los de mensagens e ligações o dia todo. 

A questão é dar suporte, e não apenas encher o seu time de cobranças. Para essa tarefa funcionar bem, procure montar um planejamento através de uma planilha com as pendências. Assim, o funcionário poderá te notificar de tudo que está saindo dentro do prazo ou não sem que você precise ficar perguntando o todo tempo. 

Além disso, não o questione apenas em questão de trabalho. Pergunte também como está ficar em casa, se está precisando de algum auxílio para se concentrar melhor ou mesmo se precisa conversar sobre algum assunto. Principalmente no momento em que estamos vivendo, é importante lembrar que cumprir metas não é tudo.

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